Blocs-notes Copilot : et si le vrai pouvoir de l’IA était de maîtriser son contexte ?

Avec les blocs-notes Copilot (Copilot Notebooks en anglais), Microsoft propose une approche intéressante : créer un espace consacré à un sujet ou à un projet et y rassembler uniquement les ressources utiles. Copilot peut ensuite exploiter cette collection d’information pour répondre à des questions, synthétiser les informations, créer du contenu ou encore générer différentes représentations des connaissances.

Mais l’intérêt des blocs-notes Copilot va plus loin. Ils introduisent une idée qui devient essentielle lorsqu’on travaille avec l’IA générative : plus le contexte fourni à l’IA est pertinent, plus ses réponses ont une chance de l’être également.

Et sur ce point, les blocs-notes Copilot pourraient bien devenir l’une des fonctionnalités les plus intéressantes de Microsoft 365 Copilot.

1. Qu’est-ce qu’un bloc-notes Copilot ?

Un bloc-notes Copilot est un espace de travail alimenté par l’intelligence artificielle et centré sur un ensemble de références que vous choisissez. Vous pouvez par exemple y réunir des documents Word, des présentations PowerPoint, des fichiers Excel, des PDF, des pages Copilot, des contenus OneNote, des pages Loop ou encore des URL web.

L’objectif n’est donc pas simplement de stocker des documents dans un nouvel endroit. Lorsque vous ajoutez un fichier déjà présent dans Microsoft 365, le bloc-notes crée une référence vers la source existante : le document reste à son emplacement d’origine. Si celui-ci évolue, Copilot peut donc continuer à travailler à partir de son contenu actualisé.

Voilà une différence importante avec notre vieille habitude numérique consistant à créer des versions multiples de fichiers indéfiniment.

Le bloc-notes devient plutôt une sorte de couche intelligente placée au-dessus des différentes ressources d’un projet. Vous rassemblez les bonnes sources, puis Copilot vous aide à les exploiter.

2. Pourquoi le contexte est-il si important avec une IA générative ?

Lorsque nous utilisons Copilot Chat, nous pouvons lui demander beaucoup de choses. Mais une IA ne connaît pas spontanément le périmètre exact dans lequel nous souhaitons travailler.

Prenons une demande apparemment simple : « Résume les principaux risques du projet. » De quel projet parlons-nous ? Dans quels documents Copilot doit-il chercher ? Les notes de réunion sont-elles pertinentes ? Doit-il tenir compte d’une ancienne version du cahier des charges ?

Dans ce type de situation, le problème n’est pas nécessairement le prompt. Il peut tout simplement être le contexte.

Avec un bloc-notes Copilot, nous changeons légèrement de logique. Avant même de poser la question, nous définissons le terrain de jeu de l’IA. Nous pouvons par exemple créer un bloc-notes intitulé « Déploiement CRM » contenant le cahier des charges, le planning, les comptes rendus des réunions, la présentation du projet, la liste des risques et plusieurs documents fournisseurs.

Il devient alors possible de demander :

Quels sont les principaux risques identifiés dans les documents de ce bloc-notes ? Classe-les selon leur impact et indique les sources utilisées.

La question devient beaucoup plus intéressante parce que Copilot travaille sur un ensemble de ressources que nous avons volontairement constitué. Nous ne réfléchissons donc plus uniquement à la manière de rédiger un bon prompt : nous réfléchissons aussi à la qualité des informations que nous donnons à l’IA avant de lui poser la question.

C’est probablement l’un des changements de pratique les plus importants apportés par les blocs-notes Copilot.

3. Le fonctionnement est finalement assez simple

Dans son principe, l’utilisation d’un bloc-notes Copilot peut se résumer en quatre étapes : créer un espace consacré à un sujet, ajouter les références pertinentes, interroger Copilot sur ces contenus, puis transformer les informations obtenues.

Étape 1 : créer un bloc-notes

On commence par créer un espace consacré à un sujet clairement identifié : lancement d’un produit, préparation d’un appel d’offres, projet informatique, dossier client, analyse stratégique, formation interne ou préparation d’un audit. Le nom du bloc-notes et son périmètre ont leur importance : plus le sujet est clair, plus il sera facile de choisir les bonnes références.

Vous pouvez créer votre bloc-notes soit depuis l’application Copilot ou soit depuis OneNote.

Étape 2 : ajouter les références pertinentes

On rassemble ensuite les documents réellement utiles au sujet. Et c’est précisément ici qu’un peu de discipline devient intéressante : un bloc-notes Copilot ne devrait pas devenir le nouveau tiroir numérique dans lequel on déverse tout « au cas où ».

Une collection composée d’une dizaine ou de quelques dizaines de documents réellement pertinents sera souvent beaucoup plus facile à exploiter qu’un immense entrepôt documentaire. Même si Microsoft permet d’ajouter de nombreuses références, cela ne signifie pas que davantage de fichiers produiront automatiquement de meilleures réponses.

Étape 3 : interroger Copilot

Une fois les références ajoutées, vous pouvez discuter avec Copilot à partir du contenu du bloc-notes. Vous pouvez lui demander de résumer les principales décisions prises concernant un projet, d’identifier les points de désaccord entre plusieurs documents ou encore de préparer une synthèse d’une page pour une direction en indiquant les objectifs, les risques et les prochaines étapes.

La conversation ne s’arrête évidemment pas à la première réponse. Vous pouvez demander davantage de détails, faire préciser un point, transformer le résultat en tableau, créer un plan d’action ou demander une reformulation adaptée à un public particulier.

Étape 4 : transformer les informations

C’est probablement ici que les blocs-notes deviennent les plus intéressants. Leur objectif n’est pas uniquement de vous aider à retrouver une information : Copilot peut également vous aider à la comprendre, la synthétiser et la transformer.

Et les possibilités commencent à devenir assez nombreuses.

4. Quelques usages particulièrement intéressants en entreprise

Les blocs-notes Copilot prennent tout leur sens lorsqu’on les applique à des situations professionnelles concrètes.

Préparer le lancement d’un projet

Vous pouvez par exemple rassembler dans un bloc-notes le cahier des charges, la proposition commerciale, les comptes rendus des premières réunions, le planning et les principaux documents techniques. Il devient alors possible de demander à Copilot de résumer les objectifs du projet, les contraintes identifiées, les décisions déjà prises et les prochaines actions recommandées.

En quelques minutes, vous obtenez une première vue d’ensemble du dossier. Cela ne remplace évidemment pas votre connaissance du projet, mais peut considérablement réduire le temps nécessaire pour se remettre dans le contexte.

Préparer une réunion d’équipe

Même principe avant une réunion : au lieu de relire plusieurs comptes rendus, présentations et documents, vous pouvez demander à Copilot de résumer les dernières évolutions et d’identifier les sujets qui mériteraient d’être discutés lors de la prochaine séance.

Pour un chef de projet qui revient sur un dossier après quelques jours d’absence, cela peut être particulièrement utile. Le bloc-notes devient alors une sorte de point d’entrée intelligent vers l’ensemble des informations du projet.

Préparer une proposition ou un rapport

Autre cas d’usage : vous disposez de plusieurs documents de référence et souhaitez produire une première version structurée d’une proposition, d’un rapport ou d’une note de synthèse. Vous pouvez demander à Copilot de rédiger un document comprenant un résumé exécutif, les objectifs, les principaux arguments et les prochaines étapes.

Le résultat doit naturellement être relu et retravaillé. Mais contrairement à une demande adressée à une IA sans contexte précis, le contenu produit peut s’appuyer directement sur les ressources que vous avez sélectionnées.

Rechercher une information dispersée

C’est un usage que je trouve particulièrement intéressant. Imaginez un projet contenant plusieurs dizaines de documents et vous cherchez une décision concernant le budget, une responsabilité attribuée lors d’une réunion ou une exigence technique cachée dans un document de vingt pages.

Plutôt que d’ouvrir les fichiers les uns après les autres, vous pouvez demander à Copilot de retrouver l’information et d’indiquer les documents dans lesquels elle apparaît. La même logique peut servir à retrouver une clause, une échéance, une décision, une information client ou encore une responsabilité particulière.

Pour une utilisation professionnelle, je recommande toutefois de demander les sources et de revenir au document d’origine lorsqu’une information doit être utilisée officiellement. Copilot peut accélérer la recherche ; il ne supprime pas la nécessité de vérifier une information importante.

5. Infographies, cartes mentales, audio : le contenu ne reste plus seulement sous forme de texte

Microsoft enrichit progressivement les blocs-notes avec différentes manières d’exploiter leur contenu. Et c’est là que la fonctionnalité devient assez séduisante : ce ensemble documentaire ne sert plus uniquement à produire des réponses textuelles.

Générer une infographie

Copilot peut transformer le contenu du bloc-notes en infographie. Imaginez par exemple un notebook réunissant plusieurs documents concernant la sécurité des données dans Microsoft 365 : vous pouvez demander une représentation synthétique permettant d’en présenter les principales informations à des collaborateurs, à une direction ou à des participants à une formation.

Ce type de format peut également être intéressant pour communiquer les résultats d’une étude, présenter un projet, résumer une politique interne ou préparer un support pédagogique. Comme toujours avec du contenu généré par IA, une relecture reste indispensable, mais pour obtenir rapidement une première représentation visuelle d’un dossier complexe, la fonction est prometteuse.

Exemple de prompt: « Génère une infographie qui résume en 15 points-clefs les informations qu’il faut retenir concernant la sécurité des données dans Copilot. l’infographie doit contenir surtout des images et peu de texte ou des textes très concis. »

Créer une carte mentale

Autre possibilité : générer une carte mentale à partir du contenu du bloc-notes. Copilot identifie les grands thèmes et leurs relations, puis les représente sous forme de branches que vous pouvez développer ou réduire.

Vous pouvez ensuite explorer certains éléments et demander des explications complémentaires. Pour quelqu’un qui aime comprendre un sujet en voyant sa structure, cette fonctionnalité est particulièrement intéressante. Elle peut servir à préparer un atelier, comprendre un projet complexe, structurer une documentation, analyser des notes de réunion ou préparer une formation.

La carte mentale peut également être exportée sous forme d’image afin d’être réutilisée, par exemple, dans une présentation.

Exemple de carte mentale:

Écouter une vue d’ensemble audio

Copilot peut également générer une synthèse audio du contenu du bloc-notes. L’idée peut sembler accessoire au premier abord, mais elle l’est beaucoup moins lorsque vous devez reprendre un dossier après quelques jours d’absence, préparer une réunion en déplacement ou simplement découvrir un ensemble de documents sans commencer immédiatement par trente pages de lecture.

Je considère cependant l’audio comme un outil de prise de connaissance, et non comme une source de validation. Pour se remettre dans le bain : excellent. Pour vérifier une clause contractuelle avant signature : revenons tout de même au document. L’avocat vous remerciera.

Générer un guide d’étude

Une autre fonction particulièrement intéressante pour la formation est le guide d’étude. Copilot peut transformer les ressources du bloc-notes en différents supports pédagogiques : résumés, rubriques d’approfondissement, quiz, cartes mémoire ou exercices.

Dans une entreprise, on peut imaginer regrouper une procédure interne, quelques présentations, un manuel utilisateur et plusieurs documents de référence, puis utiliser Copilot pour créer une première série de supports permettant aux collaborateurs de s’approprier le contenu.

Pour les formateurs, responsables L&D ou équipes chargées de l’adoption numérique, il y a clairement matière à explorer.

6. Bloc-notes Copilot ou OneNote : ce n’est pas la même chose

Le nom peut prêter à confusion, notamment parce que les blocs-notes Copilot sont également accessibles depuis OneNote. Pourtant, les deux outils répondent à des besoins assez différents.

Bloc-notes Copilot	OneNote
Centré sur un projet ou un ensemble d’information précise	Centré sur la prise et l’organisation de notes
Les documents existants servent de références	Le contenu est principalement organisé en sections et pages
Copilot analyse et exploite l’ensemble des ressources	OneNote sert avant tout à capturer et structurer l’information
Très adapté à la synthèse, à l’analyse et à la génération de contenu	Très adapté aux notes personnelles ou collectives dans la durée
Logique de contexte IA	Logique de gestion des connaissances et de prise de notes

On pourrait finalement résumer la différence assez simplement : OneNote sert principalement à construire et organiser vos notes, tandis que le bloc-notes Copilot sert à donner à l’IA un espace documentaire précis sur lequel travailler.

Les deux outils peuvent d’ailleurs parfaitement être complémentaires. Vous pouvez continuer à maintenir les notes d’un projet dans OneNote et utiliser certaines pages comme références dans un bloc-notes Copilot.

7. Une frontière volontaire autour de Copilot

Un autre aspect des blocs-notes mérite d’être souligné. Lorsque vous travaillez dans un notebook, Copilot ne va pas spontanément parcourir l’intégralité de votre OneDrive, vos mails, vos conversations Teams ou l’ensemble du Web pour enrichir sa réponse. Il travaille à partir des références que vous avez associées au bloc-notes.

Cela peut sembler plus restrictif, mais c’est justement ce qui rend l’approche intéressante. Vous définissez volontairement ce qui appartient au contexte et ce qui n’y appartient pas.

Pour certaines tâches professionnelles, cette frontière est extrêmement utile. On ne cherche pas toujours l’IA qui sait le plus de choses : on cherche souvent l’IA qui travaille sur les bonnes choses.

8. Le partage mérite quelques précautions

Les blocs-notes Copilot peuvent être partagés avec d’autres personnes. Une équipe peut donc travailler avec les mêmes références, les mêmes pages et le même environnement projet, ce qui peut être très intéressant dans le cadre d’un groupe de travail.

Mais le partage mérite une certaine vigilance. Partager un bloc-notes peut également donner accès à certaines ressources qu’il contient selon les autorisations associées aux fichiers. Avant de cliquer joyeusement sur « Partager », mieux vaut donc vérifier le contenu du notebook et s’assurer que les personnes concernées doivent réellement accéder à ces informations.

À l’heure où j’écris ces lignes, les membres invités disposent également d’un accès en modification au bloc-notes : il n’existe pas encore de rôle de membre en lecture seule.

Autre point à connaître : les blocs-notes Copilot sont stockés dans des conteneurs SharePoint Embedded liés à leur propriétaire. Ils ne sont donc pas simplement rangés dans un dossier OneDrive classique. Pour les organisations, ces questions de propriété, de partage et de cycle de vie devront progressivement intégrer les réflexions de gouvernance autour de Microsoft 365 Copilot.

Comme souvent, l’IA est très amusante jusqu’au moment où quelqu’un demande : « Et quand José quitte l’entreprise, qui récupère son bloc-notes ? »

À ce moment-là, les administrateurs Microsoft 365 réapparaissent dans l’histoire 😉

9. Quelques limites à connaître

Les blocs-notes Copilot évoluent rapidement et certaines fonctionnalités peuvent dépendre de la licence utilisée ou être encore en cours de déploiement. Il faut donc garder à l’esprit que l’expérience peut différer légèrement d’un environnement Microsoft 365 à l’autre.

Le nombre de références exploitées peut également varier selon la licence. Microsoft 365 Copilot permet de travailler avec un ensemble de ressources importante et peut prendre en compte jusqu’à 300 fichiers pour l’ancrage d’une réponse dans certains scénarios. Cela ne signifie pas pour autant qu’il soit souhaitable d’ajouter systématiquement plusieurs centaines de documents.

Au contraire, plus le sujet est clairement délimité et les ressources soigneusement sélectionnées, plus le notebook sera facile à exploiter. Un petit corpus cohérent aura souvent davantage de valeur qu’un immense bazar documentaire soigneusement transféré dans un nouvel outil, ce qui serait finalement une façon assez moderne de reproduire exactement le problème que l’on voulait résoudre.

Enfin, comme partout ailleurs avec l’IA générative, les résultats doivent être considérés comme une assistance, et non comme une vérité absolue. Pour une information critique, demandez les sources, ouvrez le document concerné et vérifiez l’information avant de la réutiliser.

Cette petite discipline évite déjà beaucoup de mésaventures.

10. Ce que les blocs-notes Copilot changent vraiment

On pourrait regarder les blocs-notes Copilot comme une fonctionnalité supplémentaire dans l’immense galaxie Microsoft 365. Ce serait, à mon avis, passer à côté de leur intérêt principal.

Ils illustrent une évolution importante de notre manière de travailler avec l’IA. Pendant les premières années de l’IA générative, une grande partie de l’attention s’est concentrée sur le prompt : comment écrire la bonne instruction, quel modèle utiliser, combien de contexte ajouter ou encore comment formuler sa demande.

Ces questions restent utiles, mais une autre compétence devient progressivement tout aussi importante : construire le bon environnement informationnel autour de l’IA. Quels documents doit-elle consulter ? Quelles sources sont réellement pertinentes ? Quelles informations faut-il exclure ? Quel périmètre souhaitons-nous lui donner ?

Le bloc-notes Copilot matérialise précisément cette logique. Il ne s’agit plus simplement de demander quelque chose à Copilot, mais de lui construire un espace de connaissances adapté au problème à résoudre.

Et c’est probablement là que se situe l’un des usages les plus intéressants de l’IA en entreprise : non pas lui donner accès à toujours plus d’informations, mais lui donner accès aux bonnes informations, au bon moment et pour le bon objectif.

Finalement, peut-être que le futur du prompt parfait commence par quelque chose de beaucoup moins spectaculaire : bien organiser ses sources.

Mais cette fois, au moins, l’IA nous aide à les exploiter.

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