Formation SharePoint en Suisse

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Programme

Module 1 – Gestion des accès et des permissions

Ce module permet de comprendre le fonctionnement des groupes SharePoint et Microsoft 365, l’héritage des droits, ainsi que les rôles de propriétaire, membre et visiteur. Les participants apprennent à ajouter et retirer des utilisateurs, à gérer les accès internes et externes, à appliquer les bonnes pratiques de sécurité et à éviter les erreurs courantes qui fragilisent les environnements collaboratifs.
→ Objectif : garantir la sécurité sans freiner la collaboration.

Module 2 – Gestion des bibliothèques de documents

Les participants découvrent comment créer et paramétrer des bibliothèques, organiser les documents sans surcharger l’arborescence de dossiers, utiliser efficacement les métadonnées et configurer les principales options telles que l’historique des versions, l’approbation des documents, les modèles et les paramètres de partage.
→ Objectif : retrouver rapidement l’information et fiabiliser les documents.

Module 3 – Création et gestion de vues personnalisées

Ce module montre comment utiliser les vues pour remplacer les dossiers traditionnels et adapter l’affichage des informations aux besoins des différents profils. Les participants apprennent à créer des vues avec filtres, tris, regroupements et colonnes personnalisées, et à concevoir des vues adaptées aux managers, aux équipes projet, à l’archivage ou à la qualité.
→ Objectif : adapter l’information à chaque métier.

Module 4 – Métadonnées et colonnes personnalisées

Les notions de colonnes de site, de colonnes locales et de types de données sont abordées de manière concrète. Les participants apprennent à créer des métadonnées pertinentes, à définir des listes de valeurs, à rendre certaines informations obligatoires et à mettre en place une gouvernance simple pour éviter l’anarchie documentaire.
→ Objectif : structurer les contenus sans complexifier les usages.

Module 5 – Création et utilisation de listes SharePoint

Ce module présente les principaux cas d’usage des listes SharePoint, tels que le suivi de projets, de décisions, de processus qualité, de planning ou d’inventaire. Les participants apprennent à créer des listes à partir de modèles, d’Excel ou de zéro, puis à les personnaliser avec des colonnes, des vues, des formulaires et des alertes.
→ Objectif : transformer SharePoint en véritable outil métier.

Module 6 – Organisation de la page d’accueil

Les participants découvrent le rôle stratégique de la page d’accueil comme point d’entrée du site. Le module aborde la sélection des contenus clés, la mise en valeur des informations importantes, l’intégration d’actualités, de liens rapides, d’indicateurs et de contacts, ainsi que les bonnes pratiques de lisibilité et de hiérarchisation.
→ Objectif : rendre le site attractif et utile dès la première visite.

Module 7 – Création de pages et gestion des WebParts

Ce module est consacré à la création de pages modernes et à l’utilisation des principaux WebParts. Les participants apprennent à concevoir des pages standards, des pages d’actualité ou des pages métier, à intégrer des bibliothèques, des listes, des actualités, des outils collaboratifs et, selon les besoins, des tableaux de bord ou des outils de planification.
→ Objectif : créer des pages fonctionnelles, claires et évolutives.

Module 8 – Navigation et ergonomie du site

Ce module aborde la gestion de la navigation globale et locale, la structuration du site, l’organisation des espaces et l’optimisation des parcours utilisateurs. Les participants apprennent à simplifier l’accès à l’information, à réduire le nombre de clics et à concevoir une ergonomie adaptée aux usages réels des équipes.
→ Objectif : permettre aux utilisateurs de trouver rapidement ce qu’ils cherchent, en toute autonomie.

Gouvernance et bonnes pratiques

Tout au long de la formation, les notions de gouvernance sont intégrées de manière transversale. Les participants découvrent les règles de nommage, les principes d’archivage, le cycle de vie des documents, les méthodes de documentation interne et les bonnes pratiques pour assurer la pérennité du site dans le temps.
→ Objectif : garantir la stabilité et l’évolutivité des espaces collaboratifs.

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Outils abordés :

• SharePoint online : gestion complète d’un site d’équipe.
• Permissions et droits d’accès : qui voit quoi et comment éviter la « fuite des fichiers ».

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Compétences visées :

• Gérer les accès, les rôles et les niveaux de permission en toute autonomie
• Structurer les bibliothèques de documents de manière claire et durable
• Mettre en place et exploiter des métadonnées pertinentes
• Créer et personnaliser des vues adaptées aux différents profils utilisateurs
• Concevoir et gérer des listes SharePoint pour le suivi des activités
• Organiser une page d’accueil efficace et orientée utilisateurs
• Créer des pages modernes intégrant les WebParts essentiels
• Optimiser la navigation et l’ergonomie du site
• Appliquer les bonnes pratiques de gouvernance documentaire

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Pour qui ?

• Utilisateurs avancés, responsables d’équipe, assistant.e de direction ou administratif.ve et coordinateurs d’équipe.
• Managers qui veulent des équipes organisées et des documents accessibles.

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Format(s) possible(s) :

• Idéalement la formation devrait être délivrée sur deux jours de cours
• La formation peut être proposée en format intensif sur une journée
• Le format peut aussi se présenter sous la forme de modules à la carte selon le niveau et les besoins des équipes.

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Résultat:

Une gestion claire de vos site d’équipes SharePoint, des droits bien réglés et des documents qui se retrouvent facilement.