Comment j’utilise Copilot pour alléger la charge cognitive de mes mails
Je suis formatrice Microsoft, et pourtant ouvrir ma boîte mail reste, certains jours, l’un des moments les plus coûteux de ma journée, non pas techniquement, mais mentalement.
Pas parce que je ne sais pas utiliser Outlook.
Pas parce que je reçois un volume de mails déraisonnable.
Mais parce que chaque ligne, prise individuellement, me demande déjà un effort cognitif.
C’est précisément pour cette raison que j’ai commencé à utiliser Copilot, non pas pour répondre plus vite à mes mails ou en traiter davantage, mais pour changer radicalement ma façon d’y entrer, et surtout l’état mental dans lequel je le fais.
Le vrai problème n’est pas le nombre de mails
On pense souvent que la fatigue liée aux mails vient principalement :
- de leur quantité,
- du désordre qu’ils génèrent,
- ou d’un manque de méthode personnelle.
Dans mon expérience, la réalité est ailleurs.
Chaque mail représente un changement de contexte, parfois subtil, parfois brutal, mais toujours coûteux pour le cerveau.
Un message me projette dans une formation Excel à préparer.
Le suivant m’emmène dans de l’administratif pur.
Un autre me place face à l’urgence d’un client.
Puis viennent un sujet stratégique, une question logistique, une information à intégrer.
Avant même d’ouvrir un seul message, mon cerveau anticipe déjà :
- vais-je devoir réfléchir longuement ?
- prendre une décision ?
- produire quelque chose ?
- gérer une tension ou une attente implicite ?
Ce ne sont pas les mails eux-mêmes qui épuisent, mais l’enchaînement incessant de micro-transitions mentales qu’ils imposent.
Lire une boîte mail n’est pas un acte neutre cognitivement
Contrairement à la lecture d’un article, d’un rapport ou d’un document de travail, une boîte mail n’offre aucune continuité narrative ou thématique.
Tout y est affiché au même niveau :
- la même taille de ligne,
- la même importance apparente,
- la même urgence supposée.
Outlook (comme beaucoup d’outils de messagerie) est extrêmement performant pour tout montrer, tout centraliser, tout rendre accessible.
Il est en revanche beaucoup moins attentif à la manière dont le cerveau humain traite cette accumulation hétérogène d’informations.
Résultat : on scrolle, on hésite, on reporte, on évite parfois même d’ouvrir sa boîte mail.
Non par manque de discipline, mais par fatigue cognitive anticipée.
Pourquoi j’ai commencé à utiliser Copilot autrement
C’est à ce moment-là que Copilot a trouvé sa place dans mon quotidien, non pas comme un outil de productivité supplémentaire, mais comme un outil de régulation cognitive.
Je ne l’utilise pas pour répondre à mes mails à ma place.
Je ne l’utilise pas non plus pour « vider » ma boîte plus vite.
J’ai mis en place une requête automatisée avec Copilot qui me résume les mails reçus sur une semaine.
Concrètement, ce simple changement modifie profondément l’expérience.
Au lieu d’entrer dans ma boîte mail par :
- une multitude de sujets sans lien entre eux,
- des intentions implicites à décoder,
- des niveaux d’urgence mélangés,
J’y entre désormais par une synthèse structurée, qui me permet de comprendre l’ensemble avant de replonger dans le détail.
Je commence par le sens.
Et non plus par la dispersion.
Etapes de réalisation de la requête planifiée :
- Préparer et rédiger votre requête :
« Analyse ma boîte de réception Outlook et résume tous les mails reçus cette semaine (du lundi au vendredi) en les regroupant par thème et projet.
Pour chaque mail, identifie les actions à réaliser et présente-les dans un tableau avec les colonnes suivantes :
- Action à effectuer
- Responsable
- Échéance
- Lien vers le mail
Ajoute en introduction un résumé global par projet. »
- Insérer votre requête dans la conversation Copilot une première fois
- Attendez que Copilot vous réponde
- En haut à droite de votre prompt, cliquez sur le bouton Planifier une requête
- Planifier votre requête en fonction de la fréquence de répétition, de l’heure et du ou des jours souhaités :
- Cliquez sur Enregistrer
- Pour consulter vos requêtes planifiées, cliquez sur le bouton (…) et Requêtes planifiées :
- Dans Outlook, vous recevez alors, à la date prévue, votre e-mail récapitulatif :
- Cliquez sur le lien Analyse ma boite de réception Outlook et résume
- Votre résumé s’affiche dans une conversation Copilot instantanément avec les liens vers les mails concernés :
Ce que Copilot m’apporte réellement dans cet usage
Dans cet usage précis, Copilot ne me fait pas gagner du temps au sens classique du terme.
Il m’allège surtout d’une partie de la charge cognitive.
- Moins de changements de contexte brutaux dès l’ouverture de la boîte mail
- Une vision d’ensemble qui précède volontairement le traitement individuel
- La possibilité de choisir consciemment quand et dans quel état d’esprit je traite mes messages
Copilot agit ici comme un filtre bienveillant entre le flux d’informations et moi.
Il ne décide pas à ma place.
Il m’évite simplement le choc frontal.
Vers une autre relation à la boîte mail
Depuis, ma boîte mail n’est ni parfaite ni vide.
Elle reste vivante, dense, parfois chaotique, comme le travail lui-même.
Mais je n’y entre plus de la même manière, et cette différence change profondément mon ressenti quotidien.
C’est peut-être là que l’IA trouve un usage réellement intéressant :
non pas accélérer encore nos rythmes déjà soutenus, mais préserver notre attention et notre continuité mentale.
La boîte mail n’est pas épuisante parce qu’elle est pleine. Elle l’est parce qu’elle nous oblige à être dix personnes à la fois.
Si Copilot peut nous aider à redevenir une seule personne à la fois, alors son rôle dépasse largement la simple automatisation.
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