Atelier Microsoft 365 – Quel outil pour quel usage?
Choisir les bons outils pour mieux travailler avec Microsoft 365
Objectif : Permettre aux participants de comprendre les usages des principaux outils Microsoft 365, de choisir la solution adaptée à chaque situation de travail et d’éviter la multiplication des outils et des pratiques.
Programme
1. Comprendre l’écosystème Microsoft 365
- Identifier les principaux outils disponibles dans Microsoft 365
- Comprendre le rôle et la logique de chaque outil
- Identifier les usages qui se recoupent
- Comprendre les interactions entre les différentes applications
- Passer d’une logique « quel outil utiliser ? » à une logique « quel besoin dois-je résoudre ? »
2. To Do, Planner ou Lists : comment choisir ?
- Utiliser Microsoft To Do pour organiser ses tâches personnelles
- Utiliser Planner pour organiser et répartir les tâches d’une équipe
- Utiliser Microsoft Lists pour suivre des informations structurées
- Comprendre les différences entre tâche, projet et suivi d’informations
- Identifier les situations dans lesquelles plusieurs outils peuvent être combinés
- Choisir l’outil adapté à partir de situations concrètes
3. Teams ou e-mail : comment mieux communiquer ?
- Identifier les situations adaptées à l’e-mail
- Utiliser les conversations et canaux Teams pour la communication d’équipe
- Différencier conversation individuelle, communication collective et information durable
- Limiter la dispersion des échanges
- Définir des pratiques de communication compréhensibles par tous
4. OneDrive, Teams ou SharePoint : où mettre ses fichiers ?
- Comprendre le rôle de OneDrive
- Comprendre le stockage des fichiers dans Teams et SharePoint
- Choisir où enregistrer un document selon son usage
- Distinguer fichier personnel, partage ponctuel et document collectif
- Éviter les doublons et les multiples versions d’un même document
- Faciliter l’accès et la recherche de l’information
5. Forms, Lists ou Excel : comment collecter et suivre des informations ?
- Utiliser Forms pour recueillir des réponses
- Utiliser Lists pour organiser et suivre des informations
- Identifier les situations dans lesquelles Excel reste pertinent
- Comprendre les différences entre collecte, suivi et analyse
- Choisir l’outil selon la nature du besoin
6. Comprendre comment les outils fonctionnent ensemble
- Comprendre les liens entre Teams et SharePoint
- Retrouver ses tâches Planner dans son environnement de travail
- Comprendre les interactions entre Outlook et To Do
- Intégrer Lists et Planner dans Teams
- Identifier les combinaisons d’outils pertinentes selon les usages
- Construire un environnement de travail cohérent plutôt qu’une accumulation d’applications
7. Choisir le bon outil à partir du besoin
À partir de situations professionnelles concrètes, les participants déterminent quel outil ou quelle combinaison d’outils utiliser.
Exemples :
- Organiser ses tâches personnelles
- Répartir les tâches d’un projet entre plusieurs collaborateurs
- Suivre des demandes internes
- Collecter les inscriptions à un événement
- Partager temporairement un document
- Collaborer durablement sur des documents d’équipe
- Communiquer autour d’un projet
- Suivre l’avancement d’actions ou de demandes
- Centraliser des informations accessibles à toute une équipe
8. Définir des règles d’usage pour son équipe
- Identifier les pratiques actuelles et leurs principaux irritants
- Repérer les doublons et usages inutiles
- Choisir les outils de référence selon les situations
- Définir quelques règles simples et compréhensibles
- Harmoniser les pratiques sans complexifier le travail
- Faciliter l’adoption des règles au quotidien
Atelier pratique
Construire sa carte des usages Microsoft 365
Les participants analysent différentes situations de travail et construisent progressivement une carte permettant de répondre à des questions telles que :
- Où communiquer ?
- Où stocker et partager les fichiers ?
- Où gérer ses tâches personnelles ?
- Où gérer les tâches d’une équipe ?
- Où suivre des informations structurées ?
- Comment collecter des informations ?
- Quels outils peuvent fonctionner ensemble ?
Cette carte peut ensuite servir de référence pour les participants ou être adaptée aux pratiques de leur organisation.
Outils abordés
- Microsoft Teams
- Microsoft Planner
- Microsoft To Do
- Microsoft Lists
- OneDrive
- SharePoint
- Microsoft Forms
- Outlook
- Excel, selon les cas d’usage
Compétences visées
À l’issue de l’atelier, les participants seront capables de :
- Comprendre le rôle des principaux outils Microsoft 365
- Choisir l’outil adapté à une situation de travail
- Distinguer les usages de To Do, Planner et Lists
- Choisir où stocker et partager leurs documents
- Adapter leur mode de communication à la situation
- Combiner plusieurs outils lorsque cela apporte une réelle valeur
- Identifier les pratiques générant confusion ou doublons
- Définir des règles d’usage simples pour leur équipe
Pour qui ?
- Utilisateurs Microsoft 365 ayant déjà une première connaissance des outils
- Équipes souhaitant harmoniser leurs pratiques
- Managers et responsables d’équipe
- Référents Microsoft 365
- Ambassadeurs numériques
- Toute personne qui se demande encore régulièrement : « Je fais ça dans Teams, Planner, Lists ou Excel ? »
Format(s) possible(s)
- Atelier pratique : 3 heures à une demi-journée, alternant démonstrations, situations concrètes, échanges et exercices
- Atelier personnalisé pour une équipe : analyse des pratiques existantes et construction de règles d’usage adaptées à l’organisation